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Automatisierung6 Min. Lesezeit

7 Dinge, die du über KI-Automatisierung zuerst wissen solltest

Warum wir das schreiben

Viele Betriebe stehen vor ihrem ersten KI-Projekt und zögern, weil sie nicht genau wissen

  • was KI-Automatisierung eigentlich ist
  • ob sie dafür wirklich KI brauchen
  • ob sich das für einen Betrieb ihrer Größe rechnet
  • ob ihre Daten dabei sicher sind
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Was ist KI-Automatisierung?

Der Begriff setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

KI

Künstliche Intelligenz liest, versteht und formuliert. Sie erkennt in einer E-⁠Mail, einem PDF oder einem Anruf, worum es geht, auch wenn Daten nicht einheitlich formatiert sind.

Automatisierung

Ein Ablauf läuft von selbst, Schritt für Schritt. Daten werden übertragen, Dokumente erstellt und Nachrichten verschickt, ohne dass jemand klickt.

Zusammen ergibt das KI-Automatisierung: Wiederkehrende Abläufe laufen von selbst, und die KI übernimmt die Schritte, für die bisher jemand lesen, verstehen oder formulieren musste.

Ein Beispiel: Eine E-Mail kommt herein. Die KI erkennt, dass es eine Bestellung ist, liest Artikel und Menge heraus und legt den Auftrag im System an. Die Bestätigung an den Kunden geht automatisch raus.

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Der Unterschied zur klassischen Automatisierung

Klassische Automatisierung arbeitet mit festen Regeln: Wird ein Formular abgeschickt, wird ein Kunde angelegt. Ist eine Rechnung bezahlt, wird sie als erledigt markiert. Das ist schnell, günstig und läuft jahrelang ohne Überraschungen, aber nur solange die Daten immer gleich formatiert hereinkommen.

Klassische AutomatisierungKlappt, solange jede Anfrage über das Formular kommt.
Formular auf der Website
NameMaria Huber
FirmaHuber Bau GmbH
ProduktKunststofffenster
Menge3
Regel: Jedes Feld wandert 1:1 ins passende Feld
Neuer Kunde im CRM
Name
Maria Huber
Firma
Huber Bau GmbH
Produkt
Kunststofffenster
Menge
3
KI-AutomatisierungKlappt auch, wenn jemand frei formuliert.
E-Mail im Postfach
Von: Maria Huber <m.huber@huber-bau.at>
Betreff: Fenster fürs Büro
Hallo zusammen,
wir sanieren gerade unser Büro in Wels und bräuchten ein Angebot für drei Kunststofffenster, jeweils ca. 120 × 140 cm. Geht sich die Montage noch im Dezember aus?
Liebe Grüße Maria Huber Huber Bau GmbH
KI liest heraus, wer was braucht und bis wann
Neuer Kunde im CRM
Name
Maria Huber
Firma
Huber Bau GmbH
Produkt
Kunststofffenster
Menge
3
Maß
120 × 140 cm
Wunschtermin
Dezember

Klassische Automatisierung

  • Folgt festen Wenn-dann-Regeln
  • Braucht saubere Daten aus Formularen, Tabellen oder Schnittstellen
  • Macht jedes Mal exakt dasselbe

KI-Automatisierung

  • Versteht freie Texte, PDFs, Fotos und gesprochene Sprache
  • Kommt mit unterschiedlichen Formulierungen zurecht
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Was du automatisieren kannst

Ein Ablauf ist ein guter Kandidat, wenn diese drei Punkte zutreffen:

  1. 1Er kommt regelmäßig vor
  2. 2Er kostet Zeit
  3. 3Er ist repetitiv

Typische Beispiele aus dem Alltag. Die Daten werden einmal erfasst und wandern dann von selbst weiter:

Verkauf
  1. Anfrage kommt per Formular oder E-MailHuber Bau, 3 Fenster
  2. Kunde und Angebot werden aus der Vorlage angelegtAngebot für 3 Fenster
  3. Nach einer Woche geht die Erinnerung rausNachfassen bei Huber Bau
Buchhaltung
  1. Eingangsrechnung kommt als PDFRechnung Holz Mayr
  2. KI liest Betrag, Lieferant und Fälligkeit aus1.240 €, fällig 15.12.
  3. Rechnung ist abgelegt und zur Zahlung vorgemerktZahlung am 15.12.
Kundenservice
  1. Kunde ruft an oder schreibt„Habe am Mittwoch doch keine Zeit. Geht’s auch später?“
  2. KI erkennt das Anliegen und sucht einen freien TerminTerminänderung
  3. Neuer Termin ist eingetragen und bestätigtDo., 10:00 Uhr
Verwaltung
  1. Bestellung kommt im Shop hereinBestellung 1042
  2. Daten landen in CRM, Buchhaltung und Excelüberall gleich
  3. Monatsbericht erstellt sich selbstUmsatz November

Mit welchem Ablauf du am besten anfängst, zeigt unser Beitrag Welche Prozesse zuerst automatisieren?

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Warum sich Automatisieren lohnt

Gesparte Zeit ist der offensichtliche Grund, aber bei weitem nicht der einzige.

Weniger Fehler. Wer dieselben Zahlen jeden Tag abtippt, vertippt sich irgendwann. Ein automatisierter Ablauf überträgt jede Zahl genau so, wie sie ist.

Weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen. Weiß nur eine Person, wie die Monatsabrechnung läuft, steht sie still, sobald diese Person krank oder auf Urlaub ist. Ein automatisierter Ablauf läuft trotzdem.

Schnellere Antworten. Eine Anfrage, die nach fünf Minuten bestätigt ist, wird eher zum Auftrag als eine, die zwei Tage im Postfach liegt.

Zeit für die eigentliche Arbeit. Die Stunden, die heute durch Abtippen oder Weiterleiten verwendet werden, fehlen bei der Ausführung der eigentlichen Dienstleistung des Betriebs.

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Was wir bereits automatisiert haben

Über 100 Abläufe haben wir inzwischen automatisiert, von der Rechnung bis zur Terminbuchung. Hier haben wir drei Beispiele ausgewählt, zwei mit KI und eines bewusst ohne:

fahrtenbuch.atOhne KI und ohne Zusatzgerät
  1. Du fährst los wie immerkein Handgriff
  2. Das Auto meldet die Fahrt über die Smartcar-SchnittstelleStart, Ziel, Kilometer
  3. Die Fahrt steht im Fahrtenbuchfinanzamt-konform
automation-scout.comMit KI, rund um die Uhr
  1. Ein Betrieb beschreibt seinen Bedarf
  2. KI erkennt, was sich automatisieren lässt, und schlägt Anbieter vor
  3. Passende Umsetzungspartner werden zusammengebracht
KI-TelefonassistenzMit KI, bis zu 20 Stunden weniger im Monat
  1. Ein Kunde ruft an
  2. Der Assistent hebt ab und beantwortet Fragen
  3. Termin wird von der KI direkt in den Kalender eingetragen
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DSGVO: Was mit deinen Daten passiert

Sobald eine KI Kundendaten verarbeitet, gilt dafür die DSGVO wie für jedes andere Programm in deinem Betrieb. Entscheidend ist, welche Daten an welches KI-Modell gehen und wo diese Daten verarbeitet werden.

Viele Bedenken stammen von der kostenlosen Version von ChatGPT, bei der Eingaben zum Verbessern der Modelle verwendet werden können. Für eine Automatisierung binden wir KI-Modelle über die Geschäftszugänge der Anbieter an. Dort werden deine Daten nicht zum Training verwendet.

So fließen deine DatenBei jeder Automatisierung mit KI
  1. Wir legen mit dir fest, welche Daten an die KI gehennur das Nötige
  2. Die KI verarbeitet die Daten auf Servern in der EUkein Training
  3. Das Ergebnis wird in deinem System gespeichertbleibt bei dir

Bevor der erste Ablauf startet, weißt du, welcher Anbieter welche Daten wo verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, wie ihn die DSGVO verlangt, gehört bei uns zum Standard.

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Was dir das wirklich spart

Rechne mit deinen eigenen Zahlen: Wie viele Stunden gehen bei euch pro Woche für Abtippen, Weiterleiten und ähnliche Tätigkeiten drauf, und was kostet eine Arbeitsstunde in deinem Betrieb?

h
€
Das kostet dich die Handarbeit heute
2.600 €im Monat
31.200 €im Jahr
Gerechnet mit 52 Wochen im Jahr.

Noch immer nicht überzeugt?

„Dafür sind wir zu klein.“

Ob sich eine Automatisierung rechnet, hängt davon ab, wie oft sich ein Ablauf wiederholt. Kostet ein einzelner Ablauf drei Stunden pro Woche, sind das bei 30 Euro pro Stunde bereits 4.680 Euro im Jahr.

„Unsere Software kann das nicht.“

Wir binden an, was eine Schnittstelle hat, und das haben heute fast alle gängigen Programme, von der Buchhaltung bis zum Kalender. Hat ein Programm keine, finden wir einen anderen Weg, um an die Daten zu kommen.

„Mein Team will nichts umstellen.“

Eine Automatisierung läuft im Hintergrund zwischen den Programmen, die dein Team bereits verwendet. Alle arbeiten weiter wie bisher, nur Abtippen, Weiterleiten und ähnliche Tätigkeiten fallen weg.

„Ich weiß nicht, was das kostet.“

Im Erstgespräch schätzen wir ein, wie viele Stunden dir eine Automatisierung im Monat spart. Den Fixpreis für die Umsetzung kennst du, bevor sie startet.

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