Individualsoftware oder von der Stange: die drei Fragen, die entscheiden

Erstens: Ist das, was du tust, üblich oder eigen? Buchhaltung, Lohnverrechnung, Newsletter. Zehntausende Betriebe machen das gleich, dafür gibt es reife Programme für wenig Geld. Aber die Art, wie du deine Aufträge einplanst oder deine Preise rechnest, ist womöglich der Grund, warum du besser bist als die Konkurrenz. Genau das bekommst du nicht von der Stange.

Zweitens: Wie viel Zeit frisst der Umweg? Fast jeder Betrieb hat eine Tabelle, die eigentlich niemand mehr versteht, und einen Ablauf, der drei Programme und zweimal Abtippen braucht. Rechne die Stunden im Monat aus. Zwei Stunden pro Woche sind bei einem 60-Euro-Stundensatz rund 6.000 Euro im Jahr. Das ist deine Vergleichsgröße.

Drittens: Musst du dich anpassen oder passt es sich an? Wenn ein fertiges Programm nur zu 80 Prozent passt, sind die restlichen 20 Prozent nicht egal. Entweder du änderst deine Abläufe, was Geld und Nerven kostet, oder du baust Umwege drumherum, die dich dauerhaft Zeit kosten.

Es gibt vier Situationen, in denen wir dir ohne Zögern zum fertigen Programm raten.

Umgekehrt gibt es vier Anzeichen, bei denen ein Eigenbau die günstigere Rechnung ergibt.

Standardsoftware wirkt billiger, weil der Preis vorne steht. Rechne die vollen fünf Jahre.

Bei einem eigenen Programm steht der große Betrag vorne und danach wird es günstiger. Bei einem gekauften ist es umgekehrt. Wo sich die beiden Linien schneiden, ist die eigentliche Entscheidung, und der Punkt liegt oft früher, als man denkt.

Es ist selten alles oder nichts. Oft ist die richtige Antwort: Standardsoftware für das Übliche, und ein kleines eigenes Stück für den Teil, der wirklich deiner ist. Verbunden über eine Schnittstelle, damit nichts doppelt eingetippt wird.

Das ist meistens die günstigste Lösung. Du zahlst nicht für den Nachbau von Dingen, die es fertig gibt, und du verbiegst dich trotzdem nicht.

Bei gekaufter Software: Prüfe vor der Unterschrift, wie du deine Daten wieder herausbekommst. Wenn das nicht klar geregelt ist, kommst du nicht mehr weg.

Bei eigener Software: Kläre vorher schriftlich, wem der Code gehört und wer ihn weiterentwickeln darf. Eigene Software, die nur ein einziger Mensch versteht, ist ein Risiko und kein Vorteil. Bei uns gehört der Code dir und du bekommst ihn ausgehändigt.

Schreib eine Woche lang mit, wo Zeit verloren geht. Nicht schätzen, mitschreiben. Danach weißt du meist schon, ob sich etwas rechnet. Wenn du magst, gehen wir die Liste in einem Erstgespräch gemeinsam durch, und wenn ein fertiges Programm die bessere Antwort ist, sagen wir dir das.