Abläufe automatisieren, die dich Zeit kosten

Nicht alles, was automatisierbar ist, lohnt sich. Ein guter Kandidat kommt regelmäßig vor, folgt nachvollziehbaren Regeln, kostet spürbar Zeit und ärgert die Leute, die ihn erledigen. Wenn drei dieser vier Punkte zutreffen, ist es der richtige Startpunkt.

Rechne vorher nach: Wie viel Zeit kostet der Ablauf pro Woche, und wie oft geht dabei etwas schief? Zwei Stunden pro Woche sind im Jahr rund hundert Stunden. Das ist die Zahl, gegen die ein Angebot antreten muss, und sie macht die Entscheidung in fünf Minuten klar.

Anfragen automatisch erfassen. Was über Website, Formular oder Mail hereinkommt, landet strukturiert im System, die zuständige Person wird informiert, der Kontakt bekommt eine Bestätigung. Nichts geht verloren, nichts wird abgetippt.

Dokumente und Freigaben erzeugen. Angebote, Auftragsbestätigungen und interne Checklisten entstehen aus vorhandenen Daten und gehen den Weg, den sie ohnehin gehen. Der Unterschied ist, dass niemand mehr daran denken muss.

Systeme abgleichen. Kundendaten müssen nicht zwischen Shop, Buchhaltung, Projektverwaltung und Tabelle kopiert werden. Sie stehen an einer Stelle und sind überall aktuell.

Kein Zahlendreher beim Abtippen. Keine vergessene Weiterleitung, weil jemand im Urlaub war. Keine Rechnung, die zwei Wochen liegen bleibt, weil sie in einem Postfach hängt, in das niemand sieht. Und keine Auswertung, die nicht gemacht wird, weil sie drei Stunden Handarbeit bedeutet.

Automatisierte Abläufe laufen weiter, wenn niemand im Haus ist. Das ist der Punkt, an dem aus eingesparter Zeit ein Unterschied im Tagesgeschäft wird: Der Betrieb hängt nicht mehr daran, dass eine bestimmte Person an einem bestimmten Tag anwesend ist.

Beobachten. Wir sehen dem Ablauf zu, wie er heute läuft, mit den Ausnahmen und den Zetteln daneben. Was auf dem Papier steht, unterscheidet sich fast immer von dem, was tatsächlich passiert.

Messen. Zeitaufwand und Fehler für zwei bis vier Wochen erfassen. Daraus entsteht die Priorität und später der Beleg, dass sich die Sache gerechnet hat.

Klein anfangen. Ein abgegrenzter Ablauf, mit echten Fällen getestet, erst danach erweitern. So entsteht Schritt für Schritt ein System, das Arbeit abnimmt, statt eine neue Baustelle zu schaffen.

Überwachen. Jede Automatisierung meldet sich, wenn etwas nicht durchläuft. Ein Ablauf, der still scheitert, ist schlimmer als gar keiner.

CRM, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Shop, Kalender, Postfach und die Tabellen, die im Betrieb tatsächlich benutzt werden. Wenn ein System eine Schnittstelle hat, hängen wir uns an. Wenn nicht, bauen wir eine, oder wir sagen dir, dass der Aufwand den Nutzen übersteigt.

Wichtig ist uns dabei ein Punkt: Du musst nichts wechseln. Ein Systemwechsel ist die teuerste Antwort auf ein Automatisierungsproblem und in den meisten Fällen unnötig.

Automatisierungen rechnen wir mit Festpreis nach dem Erstgespräch. Der erste, abgegrenzte Ablauf ist meist der günstigste Einstieg, und er liefert die Zahl, mit der sich alles Weitere begründen lässt: Zeitaufwand vorher, Zeitaufwand nachher.

Rechne selbst mit: Zwei Stunden Handarbeit pro Woche sind im Jahr rund hundert Stunden. Gegen diese Zahl muss ein Angebot antreten, und bei den meisten wiederkehrenden Abläufen gewinnt die Automatisierung im ersten Jahr.

Laufend fallen je nach Lösung geringe Kosten für die Betriebsumgebung an. Wenn du die Automatisierung in der Betreuung mitlaufen lässt, überwachen wir sie mit und melden uns, bevor dir ein Ausfall auffällt.

Mit dem Ablauf, über den sich im Team am meisten geärgert wird. Das ist selten der größte, aber fast immer der, bei dem die Zustimmung am höchsten ist, und Zustimmung entscheidet über den Erfolg mehr als die Technik.

Praktisch heißt das: einen Ablauf auswählen, zwei bis vier Wochen den Aufwand messen, automatisieren, danach dieselbe Zahl noch einmal erheben. Mit diesem Vorher-Nachher-Vergleich ist die Entscheidung über den zweiten und dritten Ablauf in fünf Minuten getroffen, statt monatelang diskutiert zu werden.

Wenn sich zeigt, dass die Abläufe kein fertiges Programm mehr abbilden kann, wird aus der Automatisierung ein Softwareprojekt. Der Übergang ist fließend, mehr dazu unter Softwareentwicklung.